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做好自己的工作計畫

忙碌緊湊的上班生活,有時會讓人猶如身陷文件、工作和會議 所構築的叢林,無法找到走出叢林的方向。日本江戶時代,有一種特殊的職業畫師,專門繪製地圖及市井街道圖。據說他們具有「鷹眼」的特異功能,透過觀察景 物,迅速記憶相對位置,便能繪出彷彿親身從空中鳥瞰的空間配置圖。 這些畫師採用立體呈現方式繪圖,並輔以西洋遠近透視畫法,使畫作格外具有臨場感,令觀者如同身歷其境,對地理環境一目了然。

在尚未發明空照技術的年代,能夠畫出立體透視地圖者,自是寥寥無幾,其畫作也堪稱奇貨可居。 確實有了地圖,才能知道目前的地理位置及預定前往的方向。

在職場上,是否也需要工作的「空照圖」,讓自己一眼就看清楚,目前是往叢林的內部移動,或是已接近叢林的出口? 最好的「工作空照圖」,就是自己的工作計畫。

空照圖的範圍可由大至小,如同大家可上Google Earth看到台灣的鳥瞰圖,再看到所在城市的空照圖,最後看到自己住家上方的景觀圖一般。

工作計畫就猶如空照圖一般,範圍也可由大至小。可以先規劃長期的一個月計畫,再訂定中期的一周計畫,最後列出短期的一日計畫。

職業畫師在繪製地圖前,一定要先縱覽全景,再行觀察細部。同樣地,上班族在制訂工作計畫時,也必須先行思考一個月計畫,再規劃一周計畫,最後詳列一日計畫。

當然也可進一步拉大時間範圍,考量一季或一年的計畫等。不過一般而言,時間若是超過一個月,因變動因素過多,較不易安排詳細的工作日程,故建議列出工作清單即可。

你可在工作日誌簿或筆記本中,羅列當月預訂完成之事,做一個「To do list」的工作清單。列妥表單後,再依重要與緊急的N字型法則(請參考《時間管理黃金法則》),分別標上不同的數字序號,以決定工作的優先次序。

數字序號的標示準則如下:

重要又緊急的事情:序號「1」
重要但不緊急的事情:序號「2」
緊急但不重要的事情:序號「3」
不重要又不緊急的事情:序號「4」
按照上述原則,先將所有工作分為四大類別。

接著針對各類別內的所有工作細項,分別評估其截止日期與對公司的影響度及貢獻度,在原數字序號後加上a、b、c…的符號,排列在前者代表截止日期較早或貢獻度較高,排列在後者則反之。

因此,當月的工作優先次序即是1-a→1-b→1-c→2-a→2-b→3-a→3-b→,以此類推,如此便能清楚界定出工作的適當順序。

找到正確的工作優先順序,即是增加工作效率的第一步。
(作者是台大化工系教授,作者部落格:http//successlu.pixnet.net/blog)




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2009/07/08

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