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【實用祕技】時間管理祕技》養成4個小習慣,時間分秒不浪費

忙碌的現代人常有「時間不夠用」的困擾,而新年開端的一月,正好是擬定計畫、重新檢視時間管理的最佳時機。以下4個時間管理訣竅,可讓自己更有效地運用時間,以提升工作效率。

1.集中處理電子郵件

每天寄來信箱的電郵多達數十封、甚至上百封,立即逐一回覆,並非最好的方式,因為必須打斷自己原有的工作。不妨將收信及回信時間訂在「早上」「午餐後」「下班前」這3個時段,只處理必須馬上回覆的電郵。如此一來,每天節省10分鐘,一個月就能節省5小時,可讓時間更充裕。

2.善用空檔時間

等遲到的人、等捷運……都是在所難免的時間空檔。善用時間的人,會懂得「活動空檔」,整理出在不同的空檔裡可以做的事情。例如3分鐘空檔,可以打一 通電話、看一遍資料、整理筆記或寫感謝函。如果有10分鐘空檔,可以整理桌子、收發電子郵件,或是整理名片。如果有30分鐘空檔,則可以看報章雜誌、製作 電子檔的文件,或是前往書店翻閱新書。

如果平時就養成習慣,計算自己完成一項工作所需的時間,就能了解如何更有效地運用空檔時間。此外,外出時最好也能事先做準備,例如帶文件、書籍或筆記型電腦,以善加利用多出來的空檔。

3.行程表的進度管理

即使是擬定完整的計畫,也可能會有非預期的意外發生。換句話說,懂得研擬和執行企畫的人,不見得懂得如何確認執行進度,到了發現問題之時,往往已經不可收拾。

因此,想防止「開天窗」的情事發生,就必須時時確認整體的進度,以「天」「星期」為單位,一旦發現問題或失誤,就在問題擴大前修正。確認進度之時, 可以4個原則進行,包括:「是否發生無謂浪費」(花太多時間或工作順序是否重複)、「是否有疏漏」(是否漏掉沒有處理好的工作,或是漏掉客戶資訊)、「是 否有失誤」(例如期限是否正確)、「是否太勉強」(例如工作行程進度是否強人所難、經費超出預算)。

4.為明天做好準備

下班前,先確認當天完成的工作,再列出今天尚未完成的工作,並且集中到明日的工作清單裡,如此隔日進辦公室時就能立即工作。

(取材自《時間活用術》,弘兼憲史著,晨星出版。)

文章來源《經理人月刊》1月號
2009/03/01

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